3. EL PRE-INTERCAMBIO

Por Pre-Intercambio se hace referencia a ese período de tiempo que transcurre entre que se comunica que la solicitud de intercambio ha sido aprobada y la fecha del intercambio. Suele ser un tiempo ilusionante, pues en breve todo aquello que ha sido ideado, diseñado a través de papeles, pantallas de ordenador, reuniones, gestiones varias se va a convertir en un encuentro con otras personas de carne y hueso.

3.1 COMUNICACIÓN CON LOS SOCIOS

Los grupos socios son l@s compañer@s de proyecto, no meros invitad@s a participar en unas actividades organizadas para ell@s. Por tanto, la implicación a la hora de planificar actividades, de gestionar recursos, de compartir responsabilidades y de disfrutar de los buenos momentos es tanto para el grupo que acoge como para el que viene de otro país (entidad de envío). Eso sí, tampoco nos vamos a engañar y todo el mundo que ha estado en intercambios sabe que el grupo de acogida tiene responsabilidades “extra”, más aún en los casos de los multilaterales (cuando participan 4 países o más).
La idea que debe prevalecer es que hay que contar con los grupos socios y tener canales de comunicación eficientes y eficaces durante todo el proyecto. Cada situación es distinta, pero aquí van unas cuantas ideas, luego que cada cual escoja lo que mejor se adapta a su caso particular:
- Teléfono: una buena opción si existen lenguas comunes en las que os podáis comunicar con fluidez. Aparte de las tarjetas prepago (tipo Eurocity) que son bastante económicas, hoy en día existen recursos como el Messenger, Skype y similares que permiten comunicarse por muy poco dinero.
- Chat: lo mismo de antes. La comunicación por escrito puede ayudar si no se controla mucho la fonética de las lenguas comunes.
- Correo electrónico: especialmente útil para mandar informaciones que sean importantes. Cualquier cosa que pueda tener relevancia, mejor por escrito, que luego las palabras se las lleva el viento.
- Correo postal: Hay cosas que tienen que estar firmadas para que tengan validez, y si hay buen rollo, con más motivo porque a nadie le tiene que parecer mal. Datos como edades de l@s participantes, autorizaciones de padres y madres en el caso de menores, seguros, temas de dineros, etc. Todo eso por escrito y firmado.

3.2 GESTIÓN ECONÓMICA

Cuando hablamos de un programa europeo estamos hablando de fondos públicos, es decir, que los pagamos tod@s; así que hay que llevar un control de los gastos y, por supuesto, de los ingresos.
Vamos con los ingresos, que pueden ser monetarios o contribución en especies. Hay que tener en cuenta todo, desde el valor que tiene el tiempo que emplea nuestro primo para hacer un taller de malabares hasta las galletitas de la abuela o el coche que nos deja el tío de Juanín para llevar material. Recordad esto cuando se hable de la cofinanciación.

Yendo a los gastos: pedid siempre factura de todo. DE TODO. Es obligatorio -por ley- que os hagan una factura cuando compráis algo, independientemente de los euros que os gastéis. Lógicamente, como todo tiene que ser contabilizado, es más práctico manejar 3 facturas de mucho valor que 17 con pequeñas cantidades. Para facilitar esta gestión, es recomendable andar siempre con una hoja con vuestros datos (nombre del cliente, NIF o CIF -DNI de la persona responsable para grupos informales-, dirección completa). Por si hay dudas, en la factura también deben aparecer los datos de quien emite la factura (nombre del emisor, NIF o CIF, dirección completa), el número de factura, que aparezca escrita la palabra “factura”, la fecha, y el sello o firma del emisor. A pesar de que estén obligad@s a hacer una factura, preguntad antes de pagar si hay algún problema.

Otro tema importante con los gastos es que en la justificación no se admiten gastos con fecha anterior a la fecha de inicio del proyecto. Claro, habrá gastos que sean anteriores a esa fecha… Bueno, quizás podéis pagarlos después de la fecha de inicio del proyecto, o negociar para que os los facturen después. No os despistéis con esto cuando se trata de los billetes de avión ¡Ojo!
Por lo demás, con llevar al día las cosas y no dejar todo para el último momento, no debería haber mayores complicaciones.

En cuanto a cuando recibís el dinero del programa Juventud en Acción, lo normal es que se adelante un 70% de la ayuda concedida a las 3-5 semanas de que os comuniquen que el proyecto ha sido aprobado y remitáis una documentación (llamada documento de compromiso, un papel en el cual firmáis que aceptáis la ayuda y os comprometéis a seguir una serie de normas… Nada raro, tranquil@s). El 30% restante os lo abonarán después de presentar el informe final, la justificación de gastos y comprobar que todo ha sido según el proyecto. Es interesante negociar un aplazamiento de los pagos (por ejemplo, que el sitio que os prepara las cenas acepte retrasar el pago hasta que vosotr@s recibáis el total de las ayudas concedidas... ¡Por probar que no quede!).

3.3 PREPARACIÓN CULTURAL

Tomando un concepto de cultura de la antropología (conjunto de normas, conocimientos, creencias, que es transmitido y modificado en el tiempo). Vais a hacer un intercambio con jóvenes de otras culturas, es aconsejable que os informéis de su lugar de origen, aunque sean datos simples como el número de habitantes, que lenguas hablan, un poco de la historia de su país, que religión tienen o su tipo de sistema político y monetario… no se trata de elaborar una enciclopedia, que ya tendréis tiempo de ser informad@s de primera mano, es tener un poco de curiosidad. Lo ideal, si en vuestra localidad hay personas del mismo lugar/país de las personas con quien vais a hacer el intercambio, entrad en contacto con ell@s. También podéis pedir esta información a vuestros grupos socios.
De la misma manera, resulta útil enviar esta información de vuestra localidad, región o país a vuestros socios.

3.4 PREPARACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

Lo primero, tener claro cual va a ser la lengua común en el intercambio. Es habitual que sea el inglés pero puede ser que no (por ejemplo, en el caso de países con lenguas románicas, conviene plantearse evitar el inglés).
Lo segundo, ser conscientes de que hay más maneras de comunicarse que no pasan por el uso de la palabra. La expresión corporal ayuda mucho, así como el uso de iconos… Echadle un poco de teatro. Eso sí, conviene reflexionar un punto: no todos los gestos tienen un mismo significado en todos los países, así que estad atent@s al tema (a veces, con preguntar es suficiente).
Para que todo esto no os pille por sorpresa, se recomienda hacer alguna sesión preparatoria: por ejemplo, si en vuestra localidad hay gente de otros países, probad a comunicaros con ellos durante media hora sin utilizar vuestra lengua habitual.

3.5 PREPARACIÓN INTERCULTURAL

Antes se hablada de la preparación cultural y ahora de la intercultural… Es que no es lo mismo. La interculturalidad es una propuesta de relación entre dos culturas en la que ambas se enriquecen recíprocamente a través del intercambio, se basa en que no hay culturas mejores ni peores, ni siquiera unas más avanzadas que otras, y va más allá de lo que es el respeto, implica además interés por conocer al otro y darse a conocer.
Por tener una idea simple: no juzguéis comportamientos y formas de hacer de otras culturas con los parámetros de la vuestra.
Existen múltiples dinámicas a este respecto, si se permite una recomendación, echad un vistazo a unas publicaciones del Colectivo AMANI y organizad una -o más- de las actividades propuestas (tirad de vuestr@ asesor/a).

3.6 CUADERNO DEL INTERCAMBIO

Esto no es imprescindible, se trata más bien de una práctica que después de varios intercambios se ha visto que puede funcionar bastante bien. Es muy simple, basta con recopilar esa información sobre la cultura de los grupos socios, sumado a unas cuantas anotaciones lingüísticas, más los teléfonos de emergencia durante el intercambio, el programa, la dirección del lugar donde os alojáis, el teléfono de los responsables de cada grupo, y por supuesto hojas en blanco para escribir, pegar cosas, dibujar… también podéis incluir algún sistema de evaluación, eso ya a gusto de cada grupo. Así tenéis en un cuaderno toda la información útil durante el intercambio. Hay quien prefiere el formato blog…

3.7 YOUTHPASS

El Youthpass es una forma de reconocer el aprendizaje no formal en el programa Juventud en Acción. En los intercambios de la acción 1.1 la organización de acogida es la responsable de gestionarlo y tiene la obligación de informar de ello a l@s participantes, y de hacerlo en el caso de que l@s participantes lo pidan (eso no implica necesariamente que los grupos de envío se queden con los brazos cruzados esperando que le den todo hecho. Es aconsejable, como cualquier otro aspecto del intercambio, compartir la responsabilidad entre todos los grupos).
Es algo relativamente nuevo, así que no os rompáis la cabeza si no encontráis mucha información sobre el Youthpass en intercambios. La sugerencia es que lo hagáis, indicando las fechas, tema y actividades del intercambio y, si lo veis factible, lo que habéis aprendido a lo largo de todo el proceso (no sólo durante los días en que hacéis actividades con los grupos socios, sino también en la preparación, gestión, informe final…).
Se hace al final del intercambio (o después) pero es aconsejable que sepáis que existe antes de hacer el intercambio y que lo tengáis en cuenta en esta fase del proyecto.

3.8 VISITA PREPARATORIA

Como su nombre indica, se hace para preparar el intercambio, por lo tanto se hace antes del mismo. Durante 2-3 días 1-2 personas de cada grupo se desplazan al lugar donde se hace el intercambio y allí reunidas visitan las instalaciones, cierran los últimos flecos del programa y, sobre todo, ponen cara a l@s responsables de los otros grupos.
Es muy útil, y es interesante hacerla 3-4 semanas antes del intercambio.

3.9 SEGUROS Y AUTORIZACIONES

Cómo hay que tener unos seguros para los desplazamientos y las actividades, gestionadlo con tiempo y tened la garantía de que todos los grupos socios tienen este seguro (sobre todo en el caso de quienes organizáis un intercambio de acogida).
Resulta tremendamente práctico tener un listado de un procedimiento de emergencias o imprevistos, que incluya un listado de teléfonos y direcciones de interés (servicios sanitarios, embajadas, seguros), fichas de cada participante con los datos de la persona de contacto en caso de emergencia (así como posibles alergias, intolerancias, medicación que esté tomando…), tener siempre un botiquín (es un compañero de actividades, allí donde vaya el grupo, el botiquín detrás).
En el caso de menores de edad, hay que tener una autorización del responsable (madre, madre, tutor/a) para salir del país. Se pueden encontrar formularios tipo en las oficinas de la Guardia Civil.
Dentro de la UE hay una Tarjeta Sanitaria Europea, es conveniente hacerla (puede haber países con otro tipo de acuerdos en materia de sanidad: consulta en tu oficina o centro de salud)

3.10 TRANSPORTE

El programa contempla una ayuda económica para el desplazamiento entre la localidad de origen y la localidad donde se realiza el intercambio. Pero para poder justificar todo esto hay que presentar los billetes (o tarjetas de embarque en el caso de los aviones) y habitualmente la factura correspondiente.
El programa, en el caso de los intercambios de grupo, cubre hasta el 70% de los gastos de transporte reales, siempre y cuando estén dentro de lo presupuestado. Es decir, que si presupuestáis que el transporte cuesta 300 € y os aprueban el proyecto, sólo os van a pagar el 70% de esos 300 € siempre y cuando justifiquéis un gasto de 300 €. ¿Y si al final el transporte os cuesta 350 €? ¡Ah, se siente! Sólo os abonarán el 70% de los 300 €.

Recientemente se ha incluido también una ayuda para el desplazamiento de l@s participantes del grupo de acogida, para el transporte desde su domicilio hasta el lugar donde se realiza el intercambio (siempre y cuando sea por razones justificadas y dentro del territorio estatal).