3.2 GESTIÓN ECONÓMICA

Cuando hablamos de un programa europeo estamos hablando de fondos públicos, es decir, que los pagamos tod@s; así que hay que llevar un control de los gastos y, por supuesto, de los ingresos.
Vamos con los ingresos, que pueden ser monetarios o contribución en especies. Hay que tener en cuenta todo, desde el valor que tiene el tiempo que emplea nuestro primo para hacer un taller de malabares hasta las galletitas de la abuela o el coche que nos deja el tío de Juanín para llevar material. Recordad esto cuando se hable de la cofinanciación.

Yendo a los gastos: pedid siempre factura de todo. DE TODO. Es obligatorio -por ley- que os hagan una factura cuando compráis algo, independientemente de los euros que os gastéis. Lógicamente, como todo tiene que ser contabilizado, es más práctico manejar 3 facturas de mucho valor que 17 con pequeñas cantidades. Para facilitar esta gestión, es recomendable andar siempre con una hoja con vuestros datos (nombre del cliente, NIF o CIF -DNI de la persona responsable para grupos informales-, dirección completa). Por si hay dudas, en la factura también deben aparecer los datos de quien emite la factura (nombre del emisor, NIF o CIF, dirección completa), el número de factura, que aparezca escrita la palabra “factura”, la fecha, y el sello o firma del emisor. A pesar de que estén obligad@s a hacer una factura, preguntad antes de pagar si hay algún problema.

Otro tema importante con los gastos es que en la justificación no se admiten gastos con fecha anterior a la fecha de inicio del proyecto. Claro, habrá gastos que sean anteriores a esa fecha… Bueno, quizás podéis pagarlos después de la fecha de inicio del proyecto, o negociar para que os los facturen después. No os despistéis con esto cuando se trata de los billetes de avión ¡Ojo!
Por lo demás, con llevar al día las cosas y no dejar todo para el último momento, no debería haber mayores complicaciones.

En cuanto a cuando recibís el dinero del programa Juventud en Acción, lo normal es que se adelante un 70% de la ayuda concedida a las 3-5 semanas de que os comuniquen que el proyecto ha sido aprobado y remitáis una documentación (llamada documento de compromiso, un papel en el cual firmáis que aceptáis la ayuda y os comprometéis a seguir una serie de normas… Nada raro, tranquil@s). El 30% restante os lo abonarán después de presentar el informe final, la justificación de gastos y comprobar que todo ha sido según el proyecto. Es interesante negociar un aplazamiento de los pagos (por ejemplo, que el sitio que os prepara las cenas acepte retrasar el pago hasta que vosotr@s recibáis el total de las ayudas concedidas... ¡Por probar que no quede!).