1. INTRODUCCIÓN

Esta guía es una idea que lleva rondando por mi cabeza desde hace un par de años y que es un paso previo a una GUÍA que saldrá en unos meses -al menos esa es la intención- fruto de la colaboración de varias personas que hemos participado en un Seminario de Buenas Prácticas de Intercambios Juveniles celebrado en Málaga en Abril de 2008, organizado por la Agencia Nacional Española a través del Instituto Andaluz de la Juventud y su Dirección provincial de Málaga, con la colaboración de la Asociación Intercambia.

El programa Juventud en Acción es un programa europeo para jóvenes, que consta de 5 acciones diferentes, que a su vez se dividen en varias sub-acciones. Una de ellas es la acción 1.1: Intercambios Juveniles, que son intercambios de grupos de jóvenes de 2 o más países (en total, entre 16 y 60 personas), con edades comprendidas entre los 13 y los 15 años (excepcionalmente se aceptan que parte de l@s participantes tengan entre 26-30 años), y con una duración de 6 y 21 días.

El programa está gestionado en cada país por una estructura llamada Agencia Nacional. La ANE es la Agencia Nacional Española, y está compuesta por el Injuve, l@s responsables del programa en cada CCAA y el Consejo de la Juventud de España. Puedes encontrar información del programa en http://www.injuve.mtas.es/

Dentro de los Intercambios Juveniles, es importante diferenciar entre los de Acogida y los de Envío, así como los Bilaterales, Trilaterales y Multilaterales. Un Intercambio de Acogida lo solicita un grupo de jóvenes (asociados o no) que van a acoger a uno o más grupos de jóvenes de otros países, mientras que un intercambio de Envío lo solicita un grupo de jóvenes (asociados o no) que va a participar en un intercambio de Acogida en otro país. Se llaman Bilaterales a los intercambios entre 2 países, Trilaterales a los que cuentan con la participación de 3 países, y Multilaterales a aquellos en los que hay 4 países o más.

El programa contempla una ayuda económica importante para la realización de los intercambios (en conceptos de alojamiento, manutención, actividades, preparación, desplazamientos y gastos excepcionales).

En cada Comunidad Autónoma hay una persona responsable del programa. Como joven estás en tu derecho de pedir información a estas personas, así que si quieres saber más… en tus manos está.

Por mi parte nada más, deciros que participar en intercambios juveniles ha sido una experiencia fantástica y que merece la pena probar.

Hugo Lage

2. PREPARACIÓN DEL INTERCAMBIO

Un intercambio juvenil necesita de una preparación que forma parte del proceso de aprendizaje, por lo que es importante la implicación de l@s jóvenes desde el inicio, ya que el intercambio no es sólo los días en los que l@s participantes se encuentran en el lugar del intercambio para realizar unas actividades.
Es aconsejable tener varias reuniones para preparar el intercambio, y el objetivo principal del mismo es conseguir presentar un proyecto conjunto con los grupos asociados plasmado en un formulario de solicitud… ¡y que sea aprobado!

2.1 FORMACIÓN DE GRUPO

Hay diferentes tipos de grupos: asociaciones, grupos informales de jóvenes que realizan algún tipo de actividad colectiva (por ejemplo, un grupo de grafiter@s) o incluso grupos informales que se unen para hacer un intercambio. Una de las principales grandezas del programa Juventud en Acción es que todas las personas que se encuentran en el rango de edad especificado en la Guía del Usuari@ pueden participar, independientemente de estar asociad@s o tener algún tipo de formación específica.
Lo que sí es interesante es saber cómo se forma el grupo y que tipo de relación se establece entre las personas del grupo, así como la implicación de esas personas con el grupo.
No vamos a negar la realidad, existen casos de intercambios en que l@s participantes prácticamente se conocen en el avión… desde luego esto no es lo recomendable. Otra cosa muy distinta es que se sume alguna persona a medida que avanza el proceso: es normal que haya que hacer cambios porque estamos hablando de proyectos de media o larga duración, así que siempre surgen imprevistos.

2.2 ANÁLISIS DE LA REALIDAD

Una vez que tenemos un grupo constituido, lo ideal es conocer las expectativas de cada persona para poder llegar a unas expectativas comunes, sean las que sean. De esta manera evitaremos frotaciones posteriores y será más fácil marcar unos objetivos de grupo y qué tipo de intercambio nos gustaría hacer.
Aquí va una propuesta de preguntas para plantear en grupo:
- ¿Por qué quiero hacer un intercambio?
- ¿Prefiero hacer un intercambio de acogida o de envío? ¿O Ambos?
- ¿Con cuánta gente me gustaría hacer el Intercambio?
- ¿Con cuántos países me gustaría hacer el Intercambio? ¿Cuáles?
- ¿Qué tema me parece interesante para el intercambio?
- ¿Qué actividades me gustaría hacer durante el intercambio?
- ¿Qué podría hacer yo en ese intercambio? ¿Me podría ocupar de hacer alguna actividad, función?
Esto sería una idea para hacer una sesión inicial, para desenvolver un debate y llegar a puntos comunes a partir de las necesidades, gustos e intereses de cada miembro del grupo. Como siempre, en estos casos conviene tomar notas de cómo ha sido la sesión, las distintas respuestas, las conclusiones…

2.3 ASESORAMIENTO

A la hora de hacer un intercambio l@s jóvenes no tienen que afrontar sol@s el proyecto, pueden contar con el apoyo y asesoramiento de personas como técnic@s de juventud, dinamizadores/as juveniles, jóvenes que ya han realizado intercambios … hay sitios donde la administración local o autonómica tiene servicios de asesoramiento para estos casos. Lo mejor, contactar con la persona responsable del programa en la Comunidad Autónoma y preguntarle.

2.4 BÚSQUEDA DE SOCIOS

Para hacer un intercambio juvenil necesitamos por lo menos un grupo de jóvenes de otro país con el que hacer el intercambio. Ya … ¿Y cómo contactar con ell@s? Bueno, ante todo: paciencia. Hay varias vías, no hay ninguna mejor ni peor, aunque está claro que unas parecen ofrecer más garantías que otras.
Lo primero, volviendo al punto anterior, es recordar que la Agencia Nacional del programa (ANE, en el caso de España) cuenta con responsables en cada Comunidad Autónoma, así que aprovecha y solicita su ayuda a la hora de buscar un socio. Normalmente estas personas están en contacto con la Red Eurodesk, que es una rede de información juvenil a nivel europeo que os puede ayudar a encontrar un grupo (incluso disponen de fichas de grupos de jóvenes otros países que buscan grupos para hacer un intercambio –pensad que podéis también tenéis la posibilidad de hacer una ficha con vuestros datos para que se faciliten esa información a través de Eurodesk-). Otra vía para encontrar socios es participar en actividades que facilitan el contacto entre grupos de diferentes países; volvemos a lo de antes: solicita a la persona responsable en tu Comunidad Autónoma la participación en una de estas actividades (lo más lógico: un Seminario de Contacto … pero hay otras, pregúntale).
Otra vía para buscar grupos socios es utilizar algunos recursos que hay en la red de redes. Existe una página de la organización holandesa No Borders, que te permite buscar socios o recibir correos de grupos que buscan socios, es http://www.youthnetworks.eu/ y es una herramienta interesante. Otra vía, ya menos “controlada” en el sentido que cualquiera puede apuntarse sin presentar ninguna referencia, son los grupos de correo o los grupos de páginas tipo Facebook (hay un grupo que se llama “Youth Partner Network”). Una de las características de estas vías es que la información viene dada directamente por el grupo socio, sin ser contrastada, a diferencia de la que viene a través de la Red Eurodesk, ya que para enviar/recibir información en esta red hay que pertenecer a la misma, y su acceso está restringido (normalmente técnicos de juventud de las administraciones u organizaciones serias). En casi todo el territorio peninsular hay oficinas (sean socios miembros de la Red o sean Entidades Colaboradoras) de la Red Eurodesk, puedes buscar la más cercana en: http://www.eurodesk.org/edesk/Contact.do?go=essites.htm
Por último, aunque no por ello menos interesante, está recurrir a grupos que ya han hecho intercambios y tengan contactos. Quizás sean majetes y quieran compartir esa información.

2.5 ELABORANDO EL PROYECTO

La elaboración del proyecto tiene que estar hecha por el grupo de jóvenes. Esto no significa que 10 personas se pongan a escribir unos formularios, para nada. Prestemos atención a una cosa: vamos a elaborar un proyecto, olvidaros de formularios e papeluchos de la administración que pueden entorpecer el camino y desanimarnos. ¿Qué necesitamos? Un grupo de jóvenes con ganas de hacer un intercambio, algo de tiempo, unos cuantos folios y algo para escribir y/o dibujar … ¿os acordáis de la propuesta de sesión inicial, aquella con esas preguntas del tipo “¿Por qué quiero hacer un intercambio?” [1]y otras cosas que parecían raras? Bien, pues recuperad eso –y si no lo habéis hecho, este es un buen momento para hacerlo-. A partir de esas respuestas, y con el grupo(s) de jóvenes que quieren ser vuestro socios en un intercambio juvenil, es útil preguntarles que opinan al respecto: ¿Están de acuerdo? Si la respuesta es afirmativa, genial, y si no es así, no pasa nada: preguntadles a ell@s las mismas preguntas e intentad llegar a objetivos comunes, fechas posibles, actividades que sean interesantes para tod@s … claro, es complicado porque ahora sois más personas, que además vivís en países diferentes y que habláis otras lenguas … lo sabemos, pero no hay que hacer todo esto en un día.

Si ya tenemos un tema para el intercambio, sabemos porqué lo queremos hacer, más o menos hay una idea del tipo de actividades que os gustaría hacer, incluso unas fechas concretas como posibles para el intercambio, estamos en el buen camino. Ahora toca concretar asuntos a priori complejos como decidir la manera de:
- Tomar decisiones como grupo. ¿Va a haber alguien que dice lo que hacer y el resto acata su idea? ¿Quizás preferís tomar las decisiones en conjunto?
- De las actividades sugeridas ¿Cuáles vais a hacer? ¿Cuáles se ajustan más a los motivos por los que queréis hacer un intercambio?
- ¿Quién se va a encargar de organizar estas actividades? ¿Tod@s junt@s? ¿La persona más responsable? ¿El primo de fulanito que es monitor?
- ¿Dónde vais a dormir? ¿Y dónde vais a comer?
[1] Ver apartado 2.2

2.6 SEGUROS

Para hacer un intercambio hay que hacer un seguro, sea para el viaje, sea para las actividades. Mirad cuanto cuesta un seguro para cada una de estas cosas. Además, en el caso de que haya menores de edad que participen en el intercambio, es imprescindible conocer las normas correspondientes para viajar o para hacer actividades … y no os olvidéis de que en determinados países la mayoría de edad es diferente a la española o que algunas normas son distintas (por ejemplo, la entrada en bares en Noruega está prohibida a menores de 21 años). ¡Miradlo!

2.7 LA FINANCIACIÓN

Todo esto tiene un precio, y desde la Comisión Europea os van a dar una cantidad de dinero siempre y cuando el proyecto se apruebe … pero como se basa en un principio de co-financiación, toca saber cómo financiar la parte que no se paga con el dinero del programa Juventud en Acción (que dicho sea de paso es una cantidad que os obliga a la cofinanciación. Hay una Guía del Usuari@ que marca estas cantidades: pídela al responsable del programa en tu CCAA). ¿Y de donde sacamos dinero para hacer el intercambio? Pues he aquí unas cuantas opciones:
- De vuestro bolsillo. Genial si lo tienes, pero no todo el mundo se lo puede permitir.
- Patrocinadores. Quizás empresas de tu localidad quieran colaborar, con dinero o en especies (por ejemplo: si la empresa de embutidos te regala unos jamones, oye, ya es una contribución interesante a la hora de preparar las comidas).
- Organiza actividades para sacar dinero: usad vuestra imaginación, desde hacer una performance en la plaza del pueblo y a ver si cae algo hasta ir a un concurso de la tele.
- Ayuda de las administraciones. Hay regiones, ayuntamientos, diputaciones que cuentan con ayudas para estos proyectos. Preguntad.

Muy importante, para la cofinanciación, es que se admite siempre una cofinanciación en especies. Por ejemplo: si el alojamiento se hace en casa de l@s participantes, a pesar de que no se gaste dinero, eso tiene un valor económico (piensa en lo que costaría alojarse en un albergue juvenil). Eso es una contribución de l@s participantes (o de sus familias… Ejem… Que también es una implicación de la comunidad local...).

2.8 LA VISITA PREPARATORIA

Una buena noticia, el programa os ofrece la posibilidad de realizar una Visita Preparatoria del Intercambio, esto es, que 1 o 2 personas de cada grupo se pueden reunir antes del intercambio con otras personas representantes de los otros grupos para poder concretar esas cosillas que conviene atar.

Como se hace en el país de acogida, se aprovecha para ver in situ como será el alojamiento, las comidas, alguna de las actividades … y sobre todo conocer en persona a l@s otr@s responsables de grupo.

2.9 PRESENTANDO EL FORMULARIO

Un formulario es una forma de sistematizar un proyecto para que las personas que lo evalúen lo puedan hacer según un procedimiento estandarizado. No hay que inventarse nada, sólo responder a lo que preguntan.
Aquí se propone seguir un orden diferente a la secuencia del formulario, puede que suene raro, pero a algunas personas les simplifica el trabajo de cubrir el formulario –lo de siempre, si no os convence, ¡cada maestrillo tiene su librillo!-.
1º. Pasando de la primera y segunda página (normalmente llamada Parte I), dejad esta siempre para el final.
2º. Los datos que os identifican: nombre, dirección, responsable del grupo o de la entidad … son datos, sin más. Si hay dudas: a vuestr@ asesor/a.
3º. En la Parte III están los datos de los socios y un papelito con la firma de ell@s diciendo que participan en el intercambio . A ver, tiene que ser una firma original, así que tenedlo en cuenta cuando vayáis a presentar el formulario (pensad que tiene que enviarse por correo postal, que tarda unos días o semanas en llegar, conviene hacerlo con tiempo, tan pronto tengáis el grupo socio).
4º. Seguimos con datos concretos, en este caso de número de participantes, país de residencia, monitorado …
5º Llegamos a lo realmente interesante: la parte V. Aquí está la descripción del proyecto y para ir rellenando el formulario lo mejor es ir cubriendo a partir de vuestro proyecto, ése que habíais elaborado … ¡ah, que no coincide! Bueno, pues poco a poco vais cubriendo lo que sí coincide, ya luego habrá que pasar a lo que vaya quedando vacío con la ayuda de vuestr@ asesor/a, que para eso está.
6º. La parte VI: el tema económico. En principio sólo son datos, pero hay detalles a tener en cuenta, sobre todo en cuanto al precio de los desplazamientos. Cuando hablamos de billetes de avión, que suele ser lo habitual, no siempre es fácil hacer un cálculo para un viaje que se hará dentro de 4-5 meses. La mejor opción es intentar poner un precio ligeramente superior al que se considere como estimado ¿Y cómo se estima el precio de un billete de avión? La cosa tiene su intríngulis, a ver si la explicación es clara … pensemos que, si todo va perfecto, sabéis si el proyecto está aprobado en mes y medio desde la fecha límite para presentar el formulario de solicitud[1], calculad el tiempo que queda entre el intercambio y esa fecha, por ejemplo: 3 semanas. Mirad cuanto cuesta comprar un billete para ese destino para dentro de 3 semanas, y a ese precio sumadle un 20%. Todo esto no vale para nada si hablamos de períodos vacacionales, en ese caso mira lo que costaba un billete comprado con 3 semanas de antelación para las mismas fechas el año pasado (en una agencia de viajes os lo pueden decir) y a ese precio sumadle el 20%. Os preguntareis el porqué de sumar ese 20% … es muy sencillo, porque si hay un aumento del precio, os cubrís las espaldas … y entonces vamos a la otra pregunta: ¿Y por qué no aumentarlo un 30-40%? Pues porque un precio excesivamente alto puede suponer que no os aprueben el proyecto.
En cuanto a otros apartados del presupuesto, hay unas tablas[2], así que no debería haber problemas.
7º. Más datos (partes VII a IX).
8º. Ahora si, volvemos a las 2 primeras páginas y cubrimos los datos.
9º. Revisamos el formulario, por si queda algo por cubrir. Si podéis, mandadle este documento a vuestr@ responsable regional antes de presentarlo oficialmente, quizás pueda mirarlo y haceros recomendaciones.
10º. ¡A presentarlo! Es apropiado presentar anexos: correos intercambiados con vuestros grupos socios, presupuestos de actividades, fotos de reuniones… todo aquello que evidencia que os lo habéis currado.

Esta es una propuesta, existe una guía que ayuda a cubrir el formulario, la podéis descargar en la web del Injuve, concretamente en:
http://www.juventudenaccion.migualdad.es/opencms/opencms/modules/downloads/formularios/Solicitud/Accion1/download_0003.html?__locale=es

[1] Hay unas fechas para presentar los formularios. Mirad la Guía del Usuari@.
[2] Mirad la Guía del Usuari@.

2.10 DESPLAZAMIENTOS EN AVIÓN

A raíz de las complicaciones que suelen surgir con este tema, aquí van una serie de recomendaciones:
- Escoged, en la medida de lo posible, fechas en períodos no vacacionales.
- Evitad fechas demasiado próximas a la fecha de comienzo de proyecto dada como posible por la Guía del Usuari@. El motivo es simple: a menor tiempo para comprar el billete, precio más alto. Además, si ponéis la fecha de inicio del proyecto demasiado cerca de la fecha marcada como posible en la Guía del Usuari@, no será posible hacer la Vista Preparatoria.
- Intentad volar días como martes, miércoles o jueves … son más baratos.
- Si no resulta excesivamente caro, comprad billetes en una Agencia de Viajes. Simplifica el tema de las facturas y posibles reclamaciones futuras.
- Si tenéis que coger varios aviones, intentad comprar billetes únicos (ida y vuelta, con enlace en la misma compañía aérea). De esta manera, si perdéis un vuelo, os aseguráis que llegáis.
- Conservad siempre los billetes y tarjetas de embarque: son como dinero, ya que nadie os va a rembolsar nada si no los presentáis. Exactamente lo mismo vale para billetes de bus, tren, metro...

2.11 EVALUACIÓN DE LA PREPARACIÓN DEL INTERCAMBIO

Es importante que una vez que os comuniquen si el proyecto fue aprobado o no, realicéis una evaluación. Es fácil de entender que no resulta un momento muy propicio para ello, ya que si el proyecto ha sido aprobado, lo normal es que la euforia y las ganas de empezar a organizar las cosas nos “cieguen” parcialmente. Y si por el contrario nos han denegado la solicitud, el chasco sea grande y no haya muchas ganas de evaluar. Sin embargo, en un caso o en otro, una evaluación en esta fase del proceso puede ser clave para la consecución de nuevos proyectos.
Especialmente reseñable para las personas que asesoran a grupos de jóvenes que quieren hacer un intercambio es el hecho de que una solicitud no aprobada también conlleva una aprendizaje si las cosas se han ido desenvolviendo por y con l@s jóvenes. Hacer ver, sentir esto, puede evitar frustraciones fútiles.

3. EL PRE-INTERCAMBIO

Por Pre-Intercambio se hace referencia a ese período de tiempo que transcurre entre que se comunica que la solicitud de intercambio ha sido aprobada y la fecha del intercambio. Suele ser un tiempo ilusionante, pues en breve todo aquello que ha sido ideado, diseñado a través de papeles, pantallas de ordenador, reuniones, gestiones varias se va a convertir en un encuentro con otras personas de carne y hueso.

3.1 COMUNICACIÓN CON LOS SOCIOS

Los grupos socios son l@s compañer@s de proyecto, no meros invitad@s a participar en unas actividades organizadas para ell@s. Por tanto, la implicación a la hora de planificar actividades, de gestionar recursos, de compartir responsabilidades y de disfrutar de los buenos momentos es tanto para el grupo que acoge como para el que viene de otro país (entidad de envío). Eso sí, tampoco nos vamos a engañar y todo el mundo que ha estado en intercambios sabe que el grupo de acogida tiene responsabilidades “extra”, más aún en los casos de los multilaterales (cuando participan 4 países o más).
La idea que debe prevalecer es que hay que contar con los grupos socios y tener canales de comunicación eficientes y eficaces durante todo el proyecto. Cada situación es distinta, pero aquí van unas cuantas ideas, luego que cada cual escoja lo que mejor se adapta a su caso particular:
- Teléfono: una buena opción si existen lenguas comunes en las que os podáis comunicar con fluidez. Aparte de las tarjetas prepago (tipo Eurocity) que son bastante económicas, hoy en día existen recursos como el Messenger, Skype y similares que permiten comunicarse por muy poco dinero.
- Chat: lo mismo de antes. La comunicación por escrito puede ayudar si no se controla mucho la fonética de las lenguas comunes.
- Correo electrónico: especialmente útil para mandar informaciones que sean importantes. Cualquier cosa que pueda tener relevancia, mejor por escrito, que luego las palabras se las lleva el viento.
- Correo postal: Hay cosas que tienen que estar firmadas para que tengan validez, y si hay buen rollo, con más motivo porque a nadie le tiene que parecer mal. Datos como edades de l@s participantes, autorizaciones de padres y madres en el caso de menores, seguros, temas de dineros, etc. Todo eso por escrito y firmado.

3.2 GESTIÓN ECONÓMICA

Cuando hablamos de un programa europeo estamos hablando de fondos públicos, es decir, que los pagamos tod@s; así que hay que llevar un control de los gastos y, por supuesto, de los ingresos.
Vamos con los ingresos, que pueden ser monetarios o contribución en especies. Hay que tener en cuenta todo, desde el valor que tiene el tiempo que emplea nuestro primo para hacer un taller de malabares hasta las galletitas de la abuela o el coche que nos deja el tío de Juanín para llevar material. Recordad esto cuando se hable de la cofinanciación.

Yendo a los gastos: pedid siempre factura de todo. DE TODO. Es obligatorio -por ley- que os hagan una factura cuando compráis algo, independientemente de los euros que os gastéis. Lógicamente, como todo tiene que ser contabilizado, es más práctico manejar 3 facturas de mucho valor que 17 con pequeñas cantidades. Para facilitar esta gestión, es recomendable andar siempre con una hoja con vuestros datos (nombre del cliente, NIF o CIF -DNI de la persona responsable para grupos informales-, dirección completa). Por si hay dudas, en la factura también deben aparecer los datos de quien emite la factura (nombre del emisor, NIF o CIF, dirección completa), el número de factura, que aparezca escrita la palabra “factura”, la fecha, y el sello o firma del emisor. A pesar de que estén obligad@s a hacer una factura, preguntad antes de pagar si hay algún problema.

Otro tema importante con los gastos es que en la justificación no se admiten gastos con fecha anterior a la fecha de inicio del proyecto. Claro, habrá gastos que sean anteriores a esa fecha… Bueno, quizás podéis pagarlos después de la fecha de inicio del proyecto, o negociar para que os los facturen después. No os despistéis con esto cuando se trata de los billetes de avión ¡Ojo!
Por lo demás, con llevar al día las cosas y no dejar todo para el último momento, no debería haber mayores complicaciones.

En cuanto a cuando recibís el dinero del programa Juventud en Acción, lo normal es que se adelante un 70% de la ayuda concedida a las 3-5 semanas de que os comuniquen que el proyecto ha sido aprobado y remitáis una documentación (llamada documento de compromiso, un papel en el cual firmáis que aceptáis la ayuda y os comprometéis a seguir una serie de normas… Nada raro, tranquil@s). El 30% restante os lo abonarán después de presentar el informe final, la justificación de gastos y comprobar que todo ha sido según el proyecto. Es interesante negociar un aplazamiento de los pagos (por ejemplo, que el sitio que os prepara las cenas acepte retrasar el pago hasta que vosotr@s recibáis el total de las ayudas concedidas... ¡Por probar que no quede!).

3.3 PREPARACIÓN CULTURAL

Tomando un concepto de cultura de la antropología (conjunto de normas, conocimientos, creencias, que es transmitido y modificado en el tiempo). Vais a hacer un intercambio con jóvenes de otras culturas, es aconsejable que os informéis de su lugar de origen, aunque sean datos simples como el número de habitantes, que lenguas hablan, un poco de la historia de su país, que religión tienen o su tipo de sistema político y monetario… no se trata de elaborar una enciclopedia, que ya tendréis tiempo de ser informad@s de primera mano, es tener un poco de curiosidad. Lo ideal, si en vuestra localidad hay personas del mismo lugar/país de las personas con quien vais a hacer el intercambio, entrad en contacto con ell@s. También podéis pedir esta información a vuestros grupos socios.
De la misma manera, resulta útil enviar esta información de vuestra localidad, región o país a vuestros socios.

3.4 PREPARACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

Lo primero, tener claro cual va a ser la lengua común en el intercambio. Es habitual que sea el inglés pero puede ser que no (por ejemplo, en el caso de países con lenguas románicas, conviene plantearse evitar el inglés).
Lo segundo, ser conscientes de que hay más maneras de comunicarse que no pasan por el uso de la palabra. La expresión corporal ayuda mucho, así como el uso de iconos… Echadle un poco de teatro. Eso sí, conviene reflexionar un punto: no todos los gestos tienen un mismo significado en todos los países, así que estad atent@s al tema (a veces, con preguntar es suficiente).
Para que todo esto no os pille por sorpresa, se recomienda hacer alguna sesión preparatoria: por ejemplo, si en vuestra localidad hay gente de otros países, probad a comunicaros con ellos durante media hora sin utilizar vuestra lengua habitual.

3.5 PREPARACIÓN INTERCULTURAL

Antes se hablada de la preparación cultural y ahora de la intercultural… Es que no es lo mismo. La interculturalidad es una propuesta de relación entre dos culturas en la que ambas se enriquecen recíprocamente a través del intercambio, se basa en que no hay culturas mejores ni peores, ni siquiera unas más avanzadas que otras, y va más allá de lo que es el respeto, implica además interés por conocer al otro y darse a conocer.
Por tener una idea simple: no juzguéis comportamientos y formas de hacer de otras culturas con los parámetros de la vuestra.
Existen múltiples dinámicas a este respecto, si se permite una recomendación, echad un vistazo a unas publicaciones del Colectivo AMANI y organizad una -o más- de las actividades propuestas (tirad de vuestr@ asesor/a).

3.6 CUADERNO DEL INTERCAMBIO

Esto no es imprescindible, se trata más bien de una práctica que después de varios intercambios se ha visto que puede funcionar bastante bien. Es muy simple, basta con recopilar esa información sobre la cultura de los grupos socios, sumado a unas cuantas anotaciones lingüísticas, más los teléfonos de emergencia durante el intercambio, el programa, la dirección del lugar donde os alojáis, el teléfono de los responsables de cada grupo, y por supuesto hojas en blanco para escribir, pegar cosas, dibujar… también podéis incluir algún sistema de evaluación, eso ya a gusto de cada grupo. Así tenéis en un cuaderno toda la información útil durante el intercambio. Hay quien prefiere el formato blog…

3.7 YOUTHPASS

El Youthpass es una forma de reconocer el aprendizaje no formal en el programa Juventud en Acción. En los intercambios de la acción 1.1 la organización de acogida es la responsable de gestionarlo y tiene la obligación de informar de ello a l@s participantes, y de hacerlo en el caso de que l@s participantes lo pidan (eso no implica necesariamente que los grupos de envío se queden con los brazos cruzados esperando que le den todo hecho. Es aconsejable, como cualquier otro aspecto del intercambio, compartir la responsabilidad entre todos los grupos).
Es algo relativamente nuevo, así que no os rompáis la cabeza si no encontráis mucha información sobre el Youthpass en intercambios. La sugerencia es que lo hagáis, indicando las fechas, tema y actividades del intercambio y, si lo veis factible, lo que habéis aprendido a lo largo de todo el proceso (no sólo durante los días en que hacéis actividades con los grupos socios, sino también en la preparación, gestión, informe final…).
Se hace al final del intercambio (o después) pero es aconsejable que sepáis que existe antes de hacer el intercambio y que lo tengáis en cuenta en esta fase del proyecto.

3.8 VISITA PREPARATORIA

Como su nombre indica, se hace para preparar el intercambio, por lo tanto se hace antes del mismo. Durante 2-3 días 1-2 personas de cada grupo se desplazan al lugar donde se hace el intercambio y allí reunidas visitan las instalaciones, cierran los últimos flecos del programa y, sobre todo, ponen cara a l@s responsables de los otros grupos.
Es muy útil, y es interesante hacerla 3-4 semanas antes del intercambio.

3.9 SEGUROS Y AUTORIZACIONES

Cómo hay que tener unos seguros para los desplazamientos y las actividades, gestionadlo con tiempo y tened la garantía de que todos los grupos socios tienen este seguro (sobre todo en el caso de quienes organizáis un intercambio de acogida).
Resulta tremendamente práctico tener un listado de un procedimiento de emergencias o imprevistos, que incluya un listado de teléfonos y direcciones de interés (servicios sanitarios, embajadas, seguros), fichas de cada participante con los datos de la persona de contacto en caso de emergencia (así como posibles alergias, intolerancias, medicación que esté tomando…), tener siempre un botiquín (es un compañero de actividades, allí donde vaya el grupo, el botiquín detrás).
En el caso de menores de edad, hay que tener una autorización del responsable (madre, madre, tutor/a) para salir del país. Se pueden encontrar formularios tipo en las oficinas de la Guardia Civil.
Dentro de la UE hay una Tarjeta Sanitaria Europea, es conveniente hacerla (puede haber países con otro tipo de acuerdos en materia de sanidad: consulta en tu oficina o centro de salud)

3.10 TRANSPORTE

El programa contempla una ayuda económica para el desplazamiento entre la localidad de origen y la localidad donde se realiza el intercambio. Pero para poder justificar todo esto hay que presentar los billetes (o tarjetas de embarque en el caso de los aviones) y habitualmente la factura correspondiente.
El programa, en el caso de los intercambios de grupo, cubre hasta el 70% de los gastos de transporte reales, siempre y cuando estén dentro de lo presupuestado. Es decir, que si presupuestáis que el transporte cuesta 300 € y os aprueban el proyecto, sólo os van a pagar el 70% de esos 300 € siempre y cuando justifiquéis un gasto de 300 €. ¿Y si al final el transporte os cuesta 350 €? ¡Ah, se siente! Sólo os abonarán el 70% de los 300 €.

Recientemente se ha incluido también una ayuda para el desplazamiento de l@s participantes del grupo de acogida, para el transporte desde su domicilio hasta el lugar donde se realiza el intercambio (siempre y cuando sea por razones justificadas y dentro del territorio estatal).

4. ACTIVIDADES

¡¡¡¡¡Finalmente llega el día del Intercambio!!!!!!
Por fin, ya sabemos que realmente existen… ¡¡¡Y qué pintas!!! Bueno, bueno, bueno… Pero claro, siempre hay imprevistos, que si el avión viene con retraso, que si al final los de aquel grupo son 7 y tenían que venir 9, vaya, pues aquellos son todos chicos… Mil y una… O no, puede ser que todo salga como estaba acordado. En cualquier caso, aquí estáis tod@s, tenéis unos días por delante para conoceros y aprender, así que ¡a disfrutar del intercambio!

4.1 LA BIENVENIDA

Cuando una persona llega a un sitio en donde todo resulta nuevo para ella, es agradable sentirse acogid@… Signifique lo que signifique sentirse acogid@ en cada cultura –no en todas partes está bien visto chantarle un par de besos y un abrazo estilo pulpo a la persona que te acaban de presentar-.
Una idea: recoged a las personas en el aeropuerto o estación de bus/tren… Si no puede ser todo el grupo, al menos una parte. Y llevad un cartel/pancarta de bienvenida, si es posible con la palabra “bienvenid@” escrita en las lenguas de los países participantes en el intercambio. De verdad que se agradece, y un buen comienzo ayuda mucho durante todo el intercambio.
Idea 2: tened preparadas algunas cosas para beber y comer a la llegada. No se trata de ofrecer un gran manjar, unas simples botellas de agua y algo de dulce son bien recibidas después de un largo viaje –si es corto, también-.

4.2 PROGRAMA, HORARIOS Y NORMAS

Antes de nada, tiempo para una refrescante ducha. Acto seguido, es útil alguna dinámica para ir aprendiendo nombres. Todo esto dependiendo de la hora de llegada… Si son las 3 de la madrugada, a dormir y hasta mañana.
Se sugiere continuar con una explicación del programa, los horarios y normas de las instalaciones. Luego es interesante hacer unas normas comunes durante el intercambio, que podéis haber elaborado previamente y en ese momento, que ya estáis tod@s junt@s, os comprometéis a seguir.
Para el programa, al igual que los teléfonos de l@s responsables, es útil utilizar pictogramas para evitar o suavizar barreras lingüísticas. Y resulta práctico hacer copias y colocarlas en diversos lugares de las instalaciones: habitaciones, baños, salas de uso común… De todas maneras, siempre es importante que cada día se recuerde lo que se va a hacer al día siguiente.

4.3 CONTACTOS DE EMERGENCIA

Conviene entregar a cada persona una tarjeta con los datos importantes durante el intercambio, tales como:
- Dirección y teléfono de las Instalaciones donde os vais a alojar y/o hacer actividades.
- Teléfono de l@s responsables de cada grupo.
- Números de Emergencia y dirección de hospital(centro de salud), policía…
- Una breve explicación, en la lengua del país de acogida, de qué estáis haciendo y el teléfono de una persona de contacto del grupo del país de acogida.

4.4 RELACIÓN CON EL ENTORNO

Cuando se hace un intercambio no sólo os relacionáis con el grupo del país de acogida, sino que también lo hacéis con otras personas: el personal de las instalaciones, amig@s de l@s jóvenes del grupo de acogida, quizás sus familias … depende mucho de cada intercambio.
Para los grupos que preparáis un acogida, sería interesante preparar alguna actividad –o varias- en la que se entre en contacto con la otras personas de la comunidad local, puede ser una fiesta de barrio, una actividad de una asociación juvenil … cada grupo sabe lo que hay en su entorno… y si no lo sabéis, a investigar.

Además es conveniente comunicar a la policía local, protección civil, responsable político de juventud... Que estáis realizando un intercambio y entregarle una copia del programa de actividades. De esta manera están informados de lo que pasa y además estáis contribuyendo en dar a conocer vuestro proyecto.

4.5 CONOCIENDO OTRAS CULTURAS

Un intercambio juvenil es una oportunidad única para conocer otras culturas. No hay nada similar –quizás lo más parecido sean los Campos de Trabajo Internacionales… Pero el proceso es tan diferente…-.
Todas y cada una de las personas que participáis en un intercambio de grupo sois unas privilegiadas. Aprovechad la ocasión, tened curiosidad por conocer y por dar a conocer. Intercambiad. Quitad las gafas de vuestra cultura y probad a mirar la vida con otra lente, otro prisma.

4.6 TEMA DEL INTERCAMBIO

Los intercambios de grupos tiene un tema, un centro de interés que debe estar presente en todo el intercambio. Puede resultar obvio, pero no por ello conviene dejar de decirlo: que todo el mundo sepa cual es el tema y qué vais a hacer en el intercambio.
Todos los temas son válidos, si bien cada año hay unos temas que son prioritarios para el programa (consultad la famosa Guía del Usuari@). La clave está en que el tema sea acorde con el programa de actividades, y éstas sirvan para alcanzar los objetivos. En otras palabras: un poco de sentido común.

4.7 EVALUACIÓN

La evaluación no se debe dejar para el final del intercambio. És útil y aconsejable dedicar unos minutos cada día a evaluar el intercambio. Esta evaluación diaria no tiene porque hacerse con todo el grupo, de hecho es mejor tener la posibilidad de que sea en grupos nacionales para que todas las personas se puedan expresar con más facilidad. Aún así, conviene que esa evaluación por países sea expuesta a l@s otr@s participantes, preferentemente de manera visual (por ejemplo con dianas de evaluación, o a través de dibujos… Hay muchas posibilidades).
Otra idea, haced una evaluación intermedia con todo el grupo, si es necesario con ayuda de una persona que traduzca, pero favoreciendo al menos una vez la evaluación colectiva durante el intercambio.
Y por supuesto, una evaluación final, a poder ser el penúltimo día (dejemos el último para las despedidas).
Para l@s responsables de cada grupo (a menudo encontraréis la palabra líder… Responsable puede ser más apropiada… Cada un@ sabrá…), al menos 15 minutos de reunión diaria. Se recomienda hacer esta reunión antes de la cena o de otra actividad que impida que se alargue la sesión –si se necesita más tiempo, mejor en otro momento-.

4.8 YOUTHPASS

El grupo que acoge tiene la obligación de informar sobre el Youthpass y facilitarlo a todas aquell@s participantes en el intercambio que lo soliciten. Eso dice la página web del Youthpass (http://www.youthpass.eu/es/youthpass/), pero también dice que la elaboración del documento debe ser conjunta entre el grupo de acogida y cada participante. Es decir, que no vale con exigir el Youthpass, sino que hay que redactarlo con el grupo de acogida (lo gestione como lo gestione)… Claro que eso tiene que ir firmado… ¿Y quien lo firma si el grupo de acogida es un grupo informal?… Hummmm… Tras formular la pregunta de marras a una de las personas responsables del Youthpass... Y la respuesta ha sido que firma la persona responsable del grupo de acogida (la que aparece como tal en el formulario de solicitud).

También puede surgir la duda de cuándo hacer el Youthpass, ya que un intercambio tiene una programación bastante ajustada, y no se puede hacer el Youthpass hasta el final, y es evidente que lo que menos te apetece el último día es ponerte a pensar qué has aprendido. La propuesta es hacerlo después del intercambio, a la semana o 2 semanas del mismo, aprovechando una reunión de evaluación, y que la responsabilidad sea compartida entre todos los grupos, de manera que cada responsable de grupo se encargue de los Youthpass de su grupo. En cualquier caso, veremos cómo va funcionando y experiencias al respecto no abundan a día de hoy.

4.9 LA VUELTA

Aunque no os lo creáis, hay que prepararse para la vuelta. No sólo está el tema de los billetes del transporte, también hay otros gastos que justificar y presentar un informe final.
La recomendación: tened planificada antes del intercambio una fecha para reuniros después del mismo. Y acordad con los otros grupos una fecha para el envío de las facturas y vuestra parte del informe final.

5. INFORME FINAL Y PROPUESTAS DE FUTURO

Ya terminadas las largas jornadas del intercambio, con cada grupo de vuelta a su lugar de origen, con los intensos recuerdos aún latentes (los positivos y los que no lo fueron tanto), hay que comenzar a pensar en la evaluación del intercambio, en el informe final, quizás en el Youthpass, y en posibles acciones futuras.
No tiene porque ser algo inmediato, es preferible dejar pasar al menos 2 o 3 semanas desde que haya terminado el intercambio, pero tampoco hay que demorarlo, pues a la hora de valorar la memoria nos puede jugar malas pasadas. Además, cuanto antes se entregue el informe final, antes se cobra lo que haya pendiente de cobrar.

5.1 EVALUACIÓN FINAL

Durante el intercambio se va haciendo una evaluación diaria en el mejor de los casos, y suele dedicarse un tiempo al final del intercambio a hacer una evaluación final del intercambio. No obstante, es conveniente realizar otra evaluación un tiempo después de haber terminado el intercambio, pensando que podamos ver las cosas más objetivamente (al menos, menos influenciados por las emociones) y cobrando mayor consciencia del proceso de aprendizaje en su conjunto, desde que se comenzó con la idea de hacer un intercambio hasta el momento que os sentáis para hacer esta evaluación final.
No se trata, por tanto, de evaluar sólo los días del intercambio, sino de todo el proceso. Puede que os suene un poco extraño, pero probad y luego a ver que tal.
Además esta evaluación (y las evaluaciones de los otros grupos) os va a servir para cubrir el formulario del Informe Final.

5.2 ACTIVIDADES DE VISIBILIDAD Y VALORIZACIÓN

El programa Juventud en Acción es un programa vivo, en constante movimiento. Y la responsabilidad de darlo a conocer no recae únicamente en las personas que trabajan desde las administraciones. Quien haya participado, en una u otra medida, debería de tener la obligación moral de darlo a conocer a otros jóvenes (efecto multiplicador). Así que no estaría mal que el grupo preparase alguna actividad para comentar a otros jóvenes vuestra experiencia de intercambio. Hay muchas posibilidades: charlas, vídeos, blogs, páginas web, mesas informativas, exposiciones de fotos, noticias en medios de comunicación… Y siempre, siempre, siempre… ¡El logo!

5.3 Y AHORA ¿QUÉ?

Con certeza que un intercambio hecho con algo de sentido común hace que a un@ le pique el gusanillo de hacer más cosas. Puede ser que otro intercambio que sea una continuidad del anterior, o quizás otro completamente diferente… O seguir rascando en esto que se ha dado en llamar Juventud en Acción –porque más que de acción, deberíamos hablar de acciones: SVE, Iniciativas de Grupo, etc.-.
Otra cosa positiva es que se puede repetir –sin abusar, eh, que también hay que dejar paso a que participen nuevos grupos-. También hay cursos de formación para mejorar la calidad de los intercambios, o seminarios de intercambios de buenas prácticas; muchas cosas, y la mayoría de ellas accesibles. Prueba.

5.4 INFORME FINAL

Cuando se recibe el proyecto aprobado también llega un documento de compromiso, y una de las cosas a las que el grupo se compromete es a enviar un informe final, siguiendo un formulario que guarda relación a aquel de solicitud del proyecto que habíais presentado tantos meses atrás.
En este Informe Final, además de la justificación de gastos, hay también unas preguntas a responder, para lo que os será muy útil lo hablado en las reuniones de evaluación (la final, la diaria durante el intercambio, la evaluación final durante el intercambio… Todas). No es nada complicado si habéis hecho las cosas de manera decente. Eso sí, hasta que no lo remitáis a vuestra Agencia Nacional, no os van a pagar el 20% de la ayuda concedida, y eso siempre y cuando se justifiquen los gastos.