1. INTRODUCCIÓN

Esta guía es una idea que lleva rondando por mi cabeza desde hace un par de años y que es un paso previo a una GUÍA que saldrá en unos meses -al menos esa es la intención- fruto de la colaboración de varias personas que hemos participado en un Seminario de Buenas Prácticas de Intercambios Juveniles celebrado en Málaga en Abril de 2008, organizado por la Agencia Nacional Española a través del Instituto Andaluz de la Juventud y su Dirección provincial de Málaga, con la colaboración de la Asociación Intercambia.

El programa Juventud en Acción es un programa europeo para jóvenes, que consta de 5 acciones diferentes, que a su vez se dividen en varias sub-acciones. Una de ellas es la acción 1.1: Intercambios Juveniles, que son intercambios de grupos de jóvenes de 2 o más países (en total, entre 16 y 60 personas), con edades comprendidas entre los 13 y los 15 años (excepcionalmente se aceptan que parte de l@s participantes tengan entre 26-30 años), y con una duración de 6 y 21 días.

El programa está gestionado en cada país por una estructura llamada Agencia Nacional. La ANE es la Agencia Nacional Española, y está compuesta por el Injuve, l@s responsables del programa en cada CCAA y el Consejo de la Juventud de España. Puedes encontrar información del programa en http://www.injuve.mtas.es/

Dentro de los Intercambios Juveniles, es importante diferenciar entre los de Acogida y los de Envío, así como los Bilaterales, Trilaterales y Multilaterales. Un Intercambio de Acogida lo solicita un grupo de jóvenes (asociados o no) que van a acoger a uno o más grupos de jóvenes de otros países, mientras que un intercambio de Envío lo solicita un grupo de jóvenes (asociados o no) que va a participar en un intercambio de Acogida en otro país. Se llaman Bilaterales a los intercambios entre 2 países, Trilaterales a los que cuentan con la participación de 3 países, y Multilaterales a aquellos en los que hay 4 países o más.

El programa contempla una ayuda económica importante para la realización de los intercambios (en conceptos de alojamiento, manutención, actividades, preparación, desplazamientos y gastos excepcionales).

En cada Comunidad Autónoma hay una persona responsable del programa. Como joven estás en tu derecho de pedir información a estas personas, así que si quieres saber más… en tus manos está.

Por mi parte nada más, deciros que participar en intercambios juveniles ha sido una experiencia fantástica y que merece la pena probar.

Hugo Lage

2. PREPARACIÓN DEL INTERCAMBIO

Un intercambio juvenil necesita de una preparación que forma parte del proceso de aprendizaje, por lo que es importante la implicación de l@s jóvenes desde el inicio, ya que el intercambio no es sólo los días en los que l@s participantes se encuentran en el lugar del intercambio para realizar unas actividades.
Es aconsejable tener varias reuniones para preparar el intercambio, y el objetivo principal del mismo es conseguir presentar un proyecto conjunto con los grupos asociados plasmado en un formulario de solicitud… ¡y que sea aprobado!

2.1 FORMACIÓN DE GRUPO

Hay diferentes tipos de grupos: asociaciones, grupos informales de jóvenes que realizan algún tipo de actividad colectiva (por ejemplo, un grupo de grafiter@s) o incluso grupos informales que se unen para hacer un intercambio. Una de las principales grandezas del programa Juventud en Acción es que todas las personas que se encuentran en el rango de edad especificado en la Guía del Usuari@ pueden participar, independientemente de estar asociad@s o tener algún tipo de formación específica.
Lo que sí es interesante es saber cómo se forma el grupo y que tipo de relación se establece entre las personas del grupo, así como la implicación de esas personas con el grupo.
No vamos a negar la realidad, existen casos de intercambios en que l@s participantes prácticamente se conocen en el avión… desde luego esto no es lo recomendable. Otra cosa muy distinta es que se sume alguna persona a medida que avanza el proceso: es normal que haya que hacer cambios porque estamos hablando de proyectos de media o larga duración, así que siempre surgen imprevistos.

2.2 ANÁLISIS DE LA REALIDAD

Una vez que tenemos un grupo constituido, lo ideal es conocer las expectativas de cada persona para poder llegar a unas expectativas comunes, sean las que sean. De esta manera evitaremos frotaciones posteriores y será más fácil marcar unos objetivos de grupo y qué tipo de intercambio nos gustaría hacer.
Aquí va una propuesta de preguntas para plantear en grupo:
- ¿Por qué quiero hacer un intercambio?
- ¿Prefiero hacer un intercambio de acogida o de envío? ¿O Ambos?
- ¿Con cuánta gente me gustaría hacer el Intercambio?
- ¿Con cuántos países me gustaría hacer el Intercambio? ¿Cuáles?
- ¿Qué tema me parece interesante para el intercambio?
- ¿Qué actividades me gustaría hacer durante el intercambio?
- ¿Qué podría hacer yo en ese intercambio? ¿Me podría ocupar de hacer alguna actividad, función?
Esto sería una idea para hacer una sesión inicial, para desenvolver un debate y llegar a puntos comunes a partir de las necesidades, gustos e intereses de cada miembro del grupo. Como siempre, en estos casos conviene tomar notas de cómo ha sido la sesión, las distintas respuestas, las conclusiones…

2.3 ASESORAMIENTO

A la hora de hacer un intercambio l@s jóvenes no tienen que afrontar sol@s el proyecto, pueden contar con el apoyo y asesoramiento de personas como técnic@s de juventud, dinamizadores/as juveniles, jóvenes que ya han realizado intercambios … hay sitios donde la administración local o autonómica tiene servicios de asesoramiento para estos casos. Lo mejor, contactar con la persona responsable del programa en la Comunidad Autónoma y preguntarle.

2.4 BÚSQUEDA DE SOCIOS

Para hacer un intercambio juvenil necesitamos por lo menos un grupo de jóvenes de otro país con el que hacer el intercambio. Ya … ¿Y cómo contactar con ell@s? Bueno, ante todo: paciencia. Hay varias vías, no hay ninguna mejor ni peor, aunque está claro que unas parecen ofrecer más garantías que otras.
Lo primero, volviendo al punto anterior, es recordar que la Agencia Nacional del programa (ANE, en el caso de España) cuenta con responsables en cada Comunidad Autónoma, así que aprovecha y solicita su ayuda a la hora de buscar un socio. Normalmente estas personas están en contacto con la Red Eurodesk, que es una rede de información juvenil a nivel europeo que os puede ayudar a encontrar un grupo (incluso disponen de fichas de grupos de jóvenes otros países que buscan grupos para hacer un intercambio –pensad que podéis también tenéis la posibilidad de hacer una ficha con vuestros datos para que se faciliten esa información a través de Eurodesk-). Otra vía para encontrar socios es participar en actividades que facilitan el contacto entre grupos de diferentes países; volvemos a lo de antes: solicita a la persona responsable en tu Comunidad Autónoma la participación en una de estas actividades (lo más lógico: un Seminario de Contacto … pero hay otras, pregúntale).
Otra vía para buscar grupos socios es utilizar algunos recursos que hay en la red de redes. Existe una página de la organización holandesa No Borders, que te permite buscar socios o recibir correos de grupos que buscan socios, es http://www.youthnetworks.eu/ y es una herramienta interesante. Otra vía, ya menos “controlada” en el sentido que cualquiera puede apuntarse sin presentar ninguna referencia, son los grupos de correo o los grupos de páginas tipo Facebook (hay un grupo que se llama “Youth Partner Network”). Una de las características de estas vías es que la información viene dada directamente por el grupo socio, sin ser contrastada, a diferencia de la que viene a través de la Red Eurodesk, ya que para enviar/recibir información en esta red hay que pertenecer a la misma, y su acceso está restringido (normalmente técnicos de juventud de las administraciones u organizaciones serias). En casi todo el territorio peninsular hay oficinas (sean socios miembros de la Red o sean Entidades Colaboradoras) de la Red Eurodesk, puedes buscar la más cercana en: http://www.eurodesk.org/edesk/Contact.do?go=essites.htm
Por último, aunque no por ello menos interesante, está recurrir a grupos que ya han hecho intercambios y tengan contactos. Quizás sean majetes y quieran compartir esa información.

2.5 ELABORANDO EL PROYECTO

La elaboración del proyecto tiene que estar hecha por el grupo de jóvenes. Esto no significa que 10 personas se pongan a escribir unos formularios, para nada. Prestemos atención a una cosa: vamos a elaborar un proyecto, olvidaros de formularios e papeluchos de la administración que pueden entorpecer el camino y desanimarnos. ¿Qué necesitamos? Un grupo de jóvenes con ganas de hacer un intercambio, algo de tiempo, unos cuantos folios y algo para escribir y/o dibujar … ¿os acordáis de la propuesta de sesión inicial, aquella con esas preguntas del tipo “¿Por qué quiero hacer un intercambio?” [1]y otras cosas que parecían raras? Bien, pues recuperad eso –y si no lo habéis hecho, este es un buen momento para hacerlo-. A partir de esas respuestas, y con el grupo(s) de jóvenes que quieren ser vuestro socios en un intercambio juvenil, es útil preguntarles que opinan al respecto: ¿Están de acuerdo? Si la respuesta es afirmativa, genial, y si no es así, no pasa nada: preguntadles a ell@s las mismas preguntas e intentad llegar a objetivos comunes, fechas posibles, actividades que sean interesantes para tod@s … claro, es complicado porque ahora sois más personas, que además vivís en países diferentes y que habláis otras lenguas … lo sabemos, pero no hay que hacer todo esto en un día.

Si ya tenemos un tema para el intercambio, sabemos porqué lo queremos hacer, más o menos hay una idea del tipo de actividades que os gustaría hacer, incluso unas fechas concretas como posibles para el intercambio, estamos en el buen camino. Ahora toca concretar asuntos a priori complejos como decidir la manera de:
- Tomar decisiones como grupo. ¿Va a haber alguien que dice lo que hacer y el resto acata su idea? ¿Quizás preferís tomar las decisiones en conjunto?
- De las actividades sugeridas ¿Cuáles vais a hacer? ¿Cuáles se ajustan más a los motivos por los que queréis hacer un intercambio?
- ¿Quién se va a encargar de organizar estas actividades? ¿Tod@s junt@s? ¿La persona más responsable? ¿El primo de fulanito que es monitor?
- ¿Dónde vais a dormir? ¿Y dónde vais a comer?
[1] Ver apartado 2.2

2.6 SEGUROS

Para hacer un intercambio hay que hacer un seguro, sea para el viaje, sea para las actividades. Mirad cuanto cuesta un seguro para cada una de estas cosas. Además, en el caso de que haya menores de edad que participen en el intercambio, es imprescindible conocer las normas correspondientes para viajar o para hacer actividades … y no os olvidéis de que en determinados países la mayoría de edad es diferente a la española o que algunas normas son distintas (por ejemplo, la entrada en bares en Noruega está prohibida a menores de 21 años). ¡Miradlo!

2.7 LA FINANCIACIÓN

Todo esto tiene un precio, y desde la Comisión Europea os van a dar una cantidad de dinero siempre y cuando el proyecto se apruebe … pero como se basa en un principio de co-financiación, toca saber cómo financiar la parte que no se paga con el dinero del programa Juventud en Acción (que dicho sea de paso es una cantidad que os obliga a la cofinanciación. Hay una Guía del Usuari@ que marca estas cantidades: pídela al responsable del programa en tu CCAA). ¿Y de donde sacamos dinero para hacer el intercambio? Pues he aquí unas cuantas opciones:
- De vuestro bolsillo. Genial si lo tienes, pero no todo el mundo se lo puede permitir.
- Patrocinadores. Quizás empresas de tu localidad quieran colaborar, con dinero o en especies (por ejemplo: si la empresa de embutidos te regala unos jamones, oye, ya es una contribución interesante a la hora de preparar las comidas).
- Organiza actividades para sacar dinero: usad vuestra imaginación, desde hacer una performance en la plaza del pueblo y a ver si cae algo hasta ir a un concurso de la tele.
- Ayuda de las administraciones. Hay regiones, ayuntamientos, diputaciones que cuentan con ayudas para estos proyectos. Preguntad.

Muy importante, para la cofinanciación, es que se admite siempre una cofinanciación en especies. Por ejemplo: si el alojamiento se hace en casa de l@s participantes, a pesar de que no se gaste dinero, eso tiene un valor económico (piensa en lo que costaría alojarse en un albergue juvenil). Eso es una contribución de l@s participantes (o de sus familias… Ejem… Que también es una implicación de la comunidad local...).

2.8 LA VISITA PREPARATORIA

Una buena noticia, el programa os ofrece la posibilidad de realizar una Visita Preparatoria del Intercambio, esto es, que 1 o 2 personas de cada grupo se pueden reunir antes del intercambio con otras personas representantes de los otros grupos para poder concretar esas cosillas que conviene atar.

Como se hace en el país de acogida, se aprovecha para ver in situ como será el alojamiento, las comidas, alguna de las actividades … y sobre todo conocer en persona a l@s otr@s responsables de grupo.

2.9 PRESENTANDO EL FORMULARIO

Un formulario es una forma de sistematizar un proyecto para que las personas que lo evalúen lo puedan hacer según un procedimiento estandarizado. No hay que inventarse nada, sólo responder a lo que preguntan.
Aquí se propone seguir un orden diferente a la secuencia del formulario, puede que suene raro, pero a algunas personas les simplifica el trabajo de cubrir el formulario –lo de siempre, si no os convence, ¡cada maestrillo tiene su librillo!-.
1º. Pasando de la primera y segunda página (normalmente llamada Parte I), dejad esta siempre para el final.
2º. Los datos que os identifican: nombre, dirección, responsable del grupo o de la entidad … son datos, sin más. Si hay dudas: a vuestr@ asesor/a.
3º. En la Parte III están los datos de los socios y un papelito con la firma de ell@s diciendo que participan en el intercambio . A ver, tiene que ser una firma original, así que tenedlo en cuenta cuando vayáis a presentar el formulario (pensad que tiene que enviarse por correo postal, que tarda unos días o semanas en llegar, conviene hacerlo con tiempo, tan pronto tengáis el grupo socio).
4º. Seguimos con datos concretos, en este caso de número de participantes, país de residencia, monitorado …
5º Llegamos a lo realmente interesante: la parte V. Aquí está la descripción del proyecto y para ir rellenando el formulario lo mejor es ir cubriendo a partir de vuestro proyecto, ése que habíais elaborado … ¡ah, que no coincide! Bueno, pues poco a poco vais cubriendo lo que sí coincide, ya luego habrá que pasar a lo que vaya quedando vacío con la ayuda de vuestr@ asesor/a, que para eso está.
6º. La parte VI: el tema económico. En principio sólo son datos, pero hay detalles a tener en cuenta, sobre todo en cuanto al precio de los desplazamientos. Cuando hablamos de billetes de avión, que suele ser lo habitual, no siempre es fácil hacer un cálculo para un viaje que se hará dentro de 4-5 meses. La mejor opción es intentar poner un precio ligeramente superior al que se considere como estimado ¿Y cómo se estima el precio de un billete de avión? La cosa tiene su intríngulis, a ver si la explicación es clara … pensemos que, si todo va perfecto, sabéis si el proyecto está aprobado en mes y medio desde la fecha límite para presentar el formulario de solicitud[1], calculad el tiempo que queda entre el intercambio y esa fecha, por ejemplo: 3 semanas. Mirad cuanto cuesta comprar un billete para ese destino para dentro de 3 semanas, y a ese precio sumadle un 20%. Todo esto no vale para nada si hablamos de períodos vacacionales, en ese caso mira lo que costaba un billete comprado con 3 semanas de antelación para las mismas fechas el año pasado (en una agencia de viajes os lo pueden decir) y a ese precio sumadle el 20%. Os preguntareis el porqué de sumar ese 20% … es muy sencillo, porque si hay un aumento del precio, os cubrís las espaldas … y entonces vamos a la otra pregunta: ¿Y por qué no aumentarlo un 30-40%? Pues porque un precio excesivamente alto puede suponer que no os aprueben el proyecto.
En cuanto a otros apartados del presupuesto, hay unas tablas[2], así que no debería haber problemas.
7º. Más datos (partes VII a IX).
8º. Ahora si, volvemos a las 2 primeras páginas y cubrimos los datos.
9º. Revisamos el formulario, por si queda algo por cubrir. Si podéis, mandadle este documento a vuestr@ responsable regional antes de presentarlo oficialmente, quizás pueda mirarlo y haceros recomendaciones.
10º. ¡A presentarlo! Es apropiado presentar anexos: correos intercambiados con vuestros grupos socios, presupuestos de actividades, fotos de reuniones… todo aquello que evidencia que os lo habéis currado.

Esta es una propuesta, existe una guía que ayuda a cubrir el formulario, la podéis descargar en la web del Injuve, concretamente en:
http://www.juventudenaccion.migualdad.es/opencms/opencms/modules/downloads/formularios/Solicitud/Accion1/download_0003.html?__locale=es

[1] Hay unas fechas para presentar los formularios. Mirad la Guía del Usuari@.
[2] Mirad la Guía del Usuari@.